scop dan ruang lingkup manajemenScop dan Ruang lingkup Manajemen [ Scope Management Salah satu dari yang terpenting dan yang memiliki banyak aspek sulit dari manajemen proyek adalah mendenifisikan ruang lingkup (scope) suatu proyek. Scope dapat juga diartikan sebagai semua pekerjaan yang dikembangkan dalam menghasilkan produk dari proyek dan proses yang digunakan untuk menbentuk kesemuanya (Schwalbe, 2006).
Project Scope Management termasuk suatu proses yang dikembangakan untuk mendefinisikan dan mengontrol apa yang termasuk atau tidak yang termasuk dalam suatu proyek. Hal tersebut untuk memastikan tim proyek dan stakeholders memiliki pengertian yang sama mengenai produk apa yang dihasilkan dari proyek dan proses apa saja yang akan digunakan oleh tim proyek untuk menghasilkan produk tersebut.
Proses utama dalam scope da Ruang lingkup management [Ada lima proses utama yang dikembangkan dalam scope manajement yaitu :
1.Scope Planning
Scope Planning menjelaskan bagaimana suatu scope didefinisikan, diuji, dan diawasi serta bagaimana Work Breakdown Structure (WBS) yang akan dibuat. Scope Planning merupakan langkah awal dari scope manajement planning. Ukuran proyek, kompleksitas, kepentingan, dan faktor – faktor lain akan mempengaruhi seberapa banyak usaha yang dihabiskan pada scope planning.
Hasil utama dari scope planning adalah suatu scope management planning yang mempersiapkan suatu dokumen yang berisi deskripsi bagaimana suatu tim akan mempersiapkan project scope statement (pendapat), membuat WBS, memastikan penyelesaian dari proyek yang dikerjakan dan mengontrol perubahan pada scope proyek.
2.Scope Definition
Langkah selanjutnya adalah menentukan lebih lanjut pekerjaan yang dibutuhkan untuk proyek tersebut. Scope definition yang bagus sangat penting untuk kesuksesan proyek karena sangat membantu meningkatkan akurasi dari waktu, biaya, dan sumber yang digunakan, serta menegaskan suatu baseline untuk memastikan kemampuan dan mengontrol proyek dan juga membantu dalam memperjelaskan komunikasi dalam tanggung jawab kerja.sehingga tidak ada waktu dan biaya yang terbuang percuma sehingga dapat meningkatkan keuntungan dalam produksi suatu produk atau proyek. Hasil utama dari scope definition adalah project scope statement.
3.Create WBS (woek beaksown structure)
Setelah menyelesaikan proses scope palnning dan scope definition, langkah selanjutnya dalam project management adalah membuat suatu work breakdown structure (WBS).
WBS adalah pengelompokan pekerjaan sulit dalam suatu proyek yang menentukan total scope dari proyek. Karena banyak proyek melibatkan banyak orang dan banyak perbedaan, ini sangat penting untuk menyusun dan memutuskan pekerjaan kedalam bagian logika dan didasari pada bagaimana pekerjaan akan dapat ditingkatkan. WBS merupakan dokumen atau pondasi pada project manajement karena menyediakan dasar untuk perencanaan dan pengaturan jadwal proyek, biaya, sumber, dan perubahan.
WBS sering digambarkan sebagai suatu task-oriental family tree dari aktivitas, sama dengan suatu bagan organisasi, tim suatu proyek sering menyusun WBS untuk produk proyek, fase proyek, atau menggunakan project management process group. Banyak orang menyukai membuat WBS dalam bagan untuk membantu membayangkan proyek dan semua bagian utama dari proyek tersebut.
4.Scope Vertifications
Melibatkan persetujuan formal dari project scope yang diselesaikan oleh stakeholders. Persetujaun ini sering dicapai dengan melakukan penyelidikan pada pelangaran. Untuk menerima persetujuan formal dari project scope, tim proyek harus membuat dokumentasi yang jelas dari produk proyek dan prosedur untuk menevaluasi jika proyek sudah diselesaikan dengan benar dan menimbulkan kepuasan. Untuk mengurangi perubahan scope, sangat perlu dilakukan pekerjaan yang dapat memastikan project scope.
5.Scope Control
Scope Control melibatkan peraturan perubahan untuk project scope. Pengguna sering tidak yakin bagaimana mengingkan tampilan untuk dilihat atau fungsi apa yang dibutuhkan untuk meningkatkan performa bisnisnya. Pengembang tidak yakin bagaimana mengartikan user (pengguna) requirement, dan mereka juga memilki keterkaitan dengan teknologi yang terus berubah.
Tujuan dari scope control adalah mempengaruhi factor yang menyebabkan perubahan scope :
a.menyakinkan perubahan yang diproses berdasarkan pada prosedur yang dikembangkan sebagai bagian dari mengintegrasikan perubahan control,
b dan mengatur perubahan ketika perubahan ini terjadi.
Scop control termasuk salah satu cara mengidentifikasikan, mengevaluasi, dan mengimplementasikan perubahan dari project scope sebagai progress dari proyek.
Project Time Management scop (rung lingkup) Project time management dapat diartikan secara sederhana, yaitu suatu yang melibatkan proses yang dibutuhkan untuk memastikan waktu penyelesaian dari suatu proyek yang sedang dilakukan. Untuk mencapai waktu penyelesaian suatu proyek suatu pekerjaan yang tidak mudah.
Ada enam proses utama yang dilibatkan dalam project time management yaitu :
a. Activity Definition scop
Activity definition melibatkan pengidentifikasikan aktivitas secara lebih rinci yang mana harus dilakukan oleh anggota tim proyek dan stakeholder untuk membuat suatu proyek.Tujuan utama dari proses aktivitas definition adalah untuk memastikan bahwa tim proyek yang di persiapkan sudah benar – benar mengerti semua tugas yang harus mereka lakukan sebagai bagian dari project scope sehingga mereka dapat memulai penjadwalan kerja. Suatu aktivitas atau tugas adalah suatu elemen yang biasanya dapat diliat pada WBS yang disertai dengan durasi waktu, biaya dan resource yang digunakan.
b. Activity Sequencing scop
Setelah membuat aktivitas proyek, langkah selanjutnya dalam project time manejemen adalah activity sequencing. Activity sequencing melibatkan pengematan kembali pada daftar aktivitas dan perlengkapan proyek yang akan di kerjakan, project scope manejemen, daftar milestone, dan perubahan yang disetujui untuk menetukan hubungan antara aktivitas. Activity sequencing juga melibatkan evaluasi untuk dependensi dan perbedaan tipe dependensi.
• Dependencies
Suatu dependensi atau hubungan terhubung pada urutan dari aktivitas proyek atau tugas. Ada tiga dasar alasan untuk membuat dependensi pada aktivitas proyek :
Ø Mandatory dependencies
Merupakan turunan secara natural pada pekerjaan yang dilakukan pada suatu proyek.
Ø Discretionary dependencies
Ditentukan oleh tim proyek.
Ø External dependencies
Melibatkan hubungan antara proyek dan bukan aktivitas proyek.
Ø Network diagram
Adalah teknik yang digunakan untuk menunjukan urutan aktivitas.
c.Activity Resource Estimating
Sebelum mengestimasi durasi untuk setiap aktivitas, harus dimiliki suatu ide atau yang baik untuk kuantitas (jumlah) dan tipe dari resource yang mencangkup orang, peralatan, dan material yang akan ditentukan setiap dalam melakukan aktivitas suatu proyek. Secara alami proyek dan organisasi akan mempengaruhi perkiraan resource. Sangat penting untuk menentukan resource apa yang peril, termasuk diantaranya orang yang memiliki pengalaman dan kemampuan dalam proyek yang sama dan dengan organisasi yang memiliki performa (kemampuan) proyek.
d. Activity Duration Estimating scop
Yang di maksud disini adalah Bekerja dengan stakeholder untuk menetapkan aktivitas, menentukan dependensinya, dan mengestimasi resource-nya, proses selanjutnya dalam project time management adalah mengestimasi durasi dari aktivitas. Penting untuk diingat bahwa durasi termasuk jumlah dari waktu kerja pada aktivitas plus waktu yang dilewatkan.
e. Schedule Development scop
Schedule Development menggunakan hasil dari semua proses project time management yang sebelumnya untuk menentukan awal dari akhir dari proyek. Sering ada beberapa iterasi dari semua proses project time management sebelum suatu jadwal proyek diselesaikan. Tujuan akhir dari schedule development adalah untuk membuat suatu jadwal proyek yang realistis yang menyediakan suatu dasar untuk memantau berjalannya proyek untuk dimensi waktu proyek. Hasil utama dari proses ini adalah jadwal proyek, model data jadwal, suatu baseline jadwal, perubahan yang diinginkan, dan perubahan untuk kebutuhan resource. Atribut aktivitas, kalender proyek, dan perencanaan manajemen proyek.
f.Schedule Control scop
Prose akhir dari project time management adalah schedule control. Seperti scope control, schedule control adalah suatu bagian dari proses pengendalian perubahan. Tujuan dari proses ini adalah untuk mengetahui status dari jadwal proyek, faktor yang depengaruhi karena perubahan jadwal,menentukan jadwal yang berubah, dan mengatur perubahan ketika perubahan itu terjadi.
Project intergrasi Management [ Project intergrasi management melibatkan koordinasi dari semua knowledge area melalui life cycle suatu proyek. Integrasi ini memastikan bahwa semua elemen dari suatu proyek selesai bersama pada waktu yang benar untuk menyelesaikan suatu proyek yang sukses.
Banyak orang menyadari project integrasi management merupakan kunci dari semua kesuksesan proyek. Seseorang harus mengambil tanggung jawab untuk mengkoordinasikan smua orang, rencana, dan pekerjaan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek. Seseorang harus fokus pada suatu gambaran besar dari proyek dan mengatur tim proyek untuk penyelesaian yang berhasil. Seseorang harus membuat keputusan akhir ketika terjadi masalah dalam proyek atau orang yang terlibat. Seseorang harus mengkomunikasi informasikan informasi proyek top management. Seseorang ini adalah project manager.
Develop project charter [ Develop Project Charter adalah dokumen formal yang menyatakan keberadaan sebuah proyek dan memberikan arahan akan tujuan dan manajemen proyek. Keberadaan project charter dapat digunakan untuk memberikan wewenang penggunaan sumber daya yang ada dalam sebuah organisasi dalam rangka menyelesaikan sebuah proyek Inputan yang dibutuhkan dalam membangun project charter antara lain :
· kontrak proyek,
· statement of work (menggambarkan produk/servis yang harus dibuat),
·enterprise environmental factors(struktur organisasi,budaya organisasi,dsb),
· organizational process assets (aturan yang berlaku, prosedur,sistem keuangan,dsb)
Informasi yang terkandung dalam Project Charter :
· Nama Proyek
· Masa berlaku proyek
· Nama Manajer Proyek beserta informasinya
· Ringakasan jadwal proyek
· Ringkasan budget proyek
· Gambaran singkat mengenai tujuan proyek, termasuk kebutuhan bisnis, dan justifikasi lainnya yang menyatakan pentingnya proyek dilaksanakan.
·Ringkasan pendekatan dalam manajemen proyek
· Tugas umum dari masing-masing anggota tim proyek
· Tanda tangan key project stakeholders
· Kolom komentar yang disediakan agar dapat diisi oleh stakeholder
Develop preliminary project scope statement [ Develop preliminary project scope statement adalah dokumen yang digunakan untuk membangun dan mengkonfirmasikan pemahaman bersama akan ruang lingkup/batasan proyek. Preliminary Scope Statement adalah scope statement awal yang dibangun selama inisiasi proyek agar seluruh tim proyek dapat segera memulai diskusi pekerjaan-pekerjaan yang berkaitan dengan proyek sesuai dengan ruang lingkup Proyek. Informasi yang terkandung dalam preliminary scope statement antara lain:
· tujuan proyek,
·deskripsi produk/servis,
· kriteria produk yang akan diterima, asumsi dan hambatan terhadap proyek,
· struktur organisasi,
· resiko, jadwal,
· gambaran awal biaya.
Develop project management paln Develop project management paln adalah dokumen yang dapat digunakan untuk mengkoordinasikan semua dokumen perencanaan proyek.Tujuan utamanya adalah memberikan tuntunan dalam eksekusi proyek. Project management plan dapat digunakan oleh manajer proyek untuk memimpin tim proyek dalam melaksanakan proyek dan menilai status proyek. Kinerja proyek harus diukur berdasarkan baseline plan.
Kelengkapan dalam Project Plans :
· Dinamis
· Fleksibel
· Harus dapat diperbaharui jika terjadi perubahan
· Harus menjadi acuan utama dalam eksekusi proyek
Elemen-elemen Umum dalam Project Plans :
·Gambaran Umum mengenai proyek
· Deskripsi bagaimana proyek diorganisasi
· Manajemen dan proses teknis yang digunakan dalam proyek
· pekerjaan yang harus dilakukan, jadwal dan informasi biaya proyek
Develop and project execution [ Develop and project execution adalah tahap melaksanakan pekerjaan yang telah digambarkan dalam project plan. Mayoritas waktu dan uang digunakan dalam eksekusi Proyek. Area aplikasi proyek sangat mempengaruhi eksekusi proyek, karena selama eksekusi proyek inilah produk dari proyek dihasilkan. Keterampilan Penting dalam Develop and project execution :
· Kepemimpinan
· Komunikasi
· Politik
· Kemampuan menggunakan tools dan techniques
Tools dan Techniques untuk Develop and project execution
· Work Authorization System:
metoda yang digunakan untuk menjamin orang yang memiliki kualifikasi yang cukup, melakukan pekerjaan yang tepat, pada waktu yang tepat dan dengan urutan yang benar.
· Status Review Meetings: rapat terencana dan terjadwa yang digunakan untuk saling bertukar informasi mengenai proyek yang sedang berjalan.
· Project Management Software: perangkat lunak khusus yang digunakan dalam manajemen proyek.
Monitor and control project work [ Monitor and control project work adalah proses yang terdokumentasi yang menggambarkan kapan dan bagaimana dokumen-dokumen proyek dan pekerjaannya dapat diubah. Menggambarkan orang yang berwenang untuk membuat perubahan dan bagaimana cara membuat perubahan Tersebut. Seringkali melibatkan Change Control Board(CCB),manajemen konfigurasi dan proses untuk mengkomunikasikannya.
Saran-saran dalam Monitor and control project work :
· Pandanglah manajemen proyek sebagai sebuah proses komunikasi dan negosiasi yang konstan.
· Rencanakan menghadapi perubahan.
· Bentuklah sistem kontrol dan CCB.
· Manfaatkan manajemen konfigurasi.
· Definisikan prosedur agar pengambilan keputusan akan perubahan yang kecil dapat dilakukan dengan segera.
· Gunakan laporan lisan dan tulisan untuk mengidentifikasi dan mengelola perubahan.
· Gunakan manajemen proyek dan perangkat lunak untuk memudahkan mengelola dan mengkomunikasikan perubahan.
Artikel Terkait
Title : Scop dan Ruang Lingkup Manajemen | Makalah scop dan ruang lingkup manajemen
Description : scop dan ruang lingkup manajemenScop dan Ruang lingkup Manajemen [ Scope Management Salah satu dari yang terpenting dan yang memiliki banya...
